Thẻ tài xế là gì? Quy định, quy trình cấp và mức phạt mới nhất 2025

Bạn có biết thẻ tài xế — còn gọi là thẻ nhận dạng lái xe — là gì và tại sao từ năm 2025 nó trở thành “vật không thể thiếu” đối với mỗi tài xế và doanh nghiệp vận tải? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: thẻ tài xế hoạt động ra sao, quy trình cấp như thế nào, cùng mức xử phạt mới nhất nếu vi phạm — tất cả được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực kể từ 01/01/2025.

1. Thẻ tài xế là gì?

Thẻ tài xế (hay thẻ nhận dạng lái xe) là loại thẻ từ RFID dùng để định danh người lái trong hoạt động kinh doanh vận tải. Khác với giấy phép lái xe (GPLX) – chứng chỉ pháp lý để điều khiển phương tiện – thẻ tài xế chỉ có chức năng nhận dạng, quản lý và giám sát hành trình.

Khi tài xế bắt đầu hoặc kết thúc ca làm việc, họ bắt buộc phải quẹt thẻ vào thiết bị giám sát hành trình (GSHT) gắn trên xe. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận:

• Thời điểm đăng nhập/đăng xuất
• Tọa độ GPS và thông tin lái xe
• Tổng giờ làm và nghỉ của tài xế

Việc này giúp cơ quan quản lý và doanh nghiệp theo dõi sát sao, hạn chế tình trạng tài xế làm việc quá sức gây mất an toàn giao thông.

2. Quy định pháp lý mới nhất 2025

Theo Nghị định 168/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2025), tất cả xe kinh doanh vận tải đều bắt buộc sử dụng thẻ tài xế, bao gồm:

• Phương tiện chở hành khách (tuyến cố định, hợp đồng, du lịch, taxi, xe buýt,…)

• Phương tiện vận tải hàng hóa (bao gồm xe tải, container, xe đầu kéo,…)

3. Cách thức hoạt động

Quy trình sử dụng thẻ tài xế khá đơn giản:

1. Đăng nhập: Quẹt thẻ vào hộp định vị hoặc hộp đọc thẻ trước khi khởi hành.

2. Trong hành trình: GSHT ghi nhận tốc độ, vị trí, thời gian lái.

3. Đăng xuất: Quẹt thẻ khi kết thúc ca.

4. Đồng bộ dữ liệu: Hệ thống truyền về máy chủ doanh nghiệp và cơ quan chức năng.

4. Giới hạn thời gian lái xe

Để tăng cường an toàn, từ 2025 các tài xế bị giới hạn:

• Không lái liên tục quá 4 giờ (với taxi nội tỉnh là 5 phút nghỉ).

• Không lái quá 10 giờ/ngày.

• Không lái quá 48 giờ/tuần.

Thẻ tài xế kết hợp cùng camera giám sát sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ, tránh gian lận và phát hiện vi phạm nhanh chóng.

5. Mức xử phạt khi vi phạm

Từ năm 2025, việc không tuân thủ quy định về thẻ tài xế sẽ bị xử phạt:

• Đối với tài xế: 1 – 2 triệu đồng nếu không sử dụng thẻ hoặc dùng thẻ người khác.

• Đối với cá nhân/tổ chức KDVT: 3 – 8 triệu đồng nếu không cấp thẻ cho tài xế theo quy định.

6. Lợi ích thẻ tài xế

Việc áp dụng thẻ tài xế mang lại nhiều giá trị thiết thực:

• Tuân thủ pháp luật: Giúp chứng minh tài xế và doanh nghiệp hoạt động đúng quy định.

• Tăng an toàn: Hạn chế tình trạng lái xe quá giờ, giảm nguy cơ tai nạn do mệt mỏi.

• Quản lý hiệu quả: Doanh nghiệp theo dõi được hiệu suất, lịch làm việc và báo cáo minh bạch.

7. Quy trình cấp thẻ tài xế

Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp nên tiến hành:

1. Chuẩn bị dữ liệu lái xe: Họ tên, số GPLX, thông tin cá nhân. Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thẻ tài xế (Cập nhật 2025)

2. Mua thẻ: nên chọn thẻ có cùng thương hiệu đồng bộ với GSHT trên xe.

3. Phát hành & quản lý: Giao thẻ cho từng tài xế, quy định rõ cách đăng nhập – đăng xuất.

4. Đào tạo sử dụng: Hướng dẫn cách quẹt thẻ, xử lý khi mất hoặc hỏng thẻ.

5. Quản lý dữ liệu: Hệ thống tự động lưu, báo cáo phục vụ thanh tra và nội bộ.

8. Checklist tuân thủ nhanh cho doanh nghiệp

• Cấp thẻ cho 100% tài xế.

• Trang bị đầu đọc thẻ/camera đạt chuẩn mới.

• Kiểm soát việc đăng nhập – đăng xuất mỗi ca làm việc.

• Thường xuyên cập nhật nghị định, quy chuẩn mới để tránh bị xử phạt.

Kết luận

Thẻ tài xế là yêu cầu bắt buộc và cũng là công cụ giúp doanh nghiệp vận tải quản lý minh bạch, an toàn hơn. Việc triển khai sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và bảo vệ uy tín trong mắt khách hàng.