Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thẻ tài xế (Cập nhật 2025)

Bạn đang chuẩn bị làm thẻ tài xế để đáp ứng quy định mới nhất? Năm 2025, thủ tục và hồ sơ cần thiết đã có những cập nhật quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp vận tải và tài xế phải nắm rõ để tránh mất thời gian, chi phí. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị, từ giấy tờ cá nhân đến các thủ tục liên quan, đảm bảo quá trình làm thẻ nhanh chóng và đúng quy định.

1. Vì sao cần chuẩn bị hồ sơ làm thẻ tài xế?

Thẻ tài xế, hay còn gọi là thẻ nhận dạng lái xe, là một loại thẻ từ được sử dụng để đăng nhập và đăng xuất vào thiết bị giám sát hành trình (GSHT). Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý vận tải hiệu quả hơn.

Mỗi tài xế đều có một thẻ tài xế riêng. Khi lên xe, họ dùng thẻ để xác nhận ca làm việc, từ đó hệ thống sẽ ghi nhận thời gian lái xe, nghỉ ngơi và quãng đường di chuyển. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể:

• Nắm được thông tin chính xác tài xế nào đang điều khiển xe.

• Quản lý thời gian lái xe, tránh vượt giờ quy định.

• Đảm bảo tính minh bạch trong vận hành đội xe.

Việc chuẩn bị hồ sơ làm thẻ tài xế đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình cấp thẻ nhanh chóng, hạn chế sai sót dữ liệu, tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp lẫn tài xế.

2. Hồ sơ làm thẻ tài xế gồm những giấy tờ nào?

Để cấp thẻ, tài xế hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cơ bản sau:

• Họ và tên tài xế.

• Số điện thoại liên hệ.

• Số giấy phép lái xe (GPLX).

• Mã nhân viên (nếu doanh nghiệp có quản lý nội bộ bằng mã số).

Một lưu ý quan trọng là tất cả thông tin này phải xác, định danh tài xế. Nếu thông tin sai hoặc sử dụng thông tin của người khác có thể bị sử phạt bị xử phạt do vi phạm quy định.

3. Quy trình cấp thẻ tài xế

Quy trình cấp thẻ hiện nay tương đối đơn giản, thường gồm các bước sau:

1. Thu thập và kiểm tra hồ sơ: Nhà cung cấp tiếp nhận thông tin tài xế, đối chiếu với GPLX.

2. Nhập dữ liệu vào hệ thống: Các thông tin như họ tên, số GPLX, mã nhân viên sẽ được cập nhật vào phần mềm quản lý.

3. Bàn giao thẻ: Tài xế nhận thẻ, ký xác nhận và được hướng dẫn cách sử dụng (quẹt thẻ khi bắt đầu hoặc kết thúc ca làm việc).

4. Kiểm thử thực tế: Quẹt thẻ trực tiếp trên xe để đảm bảo hệ thống ghi nhận chính xác.

5. Quản lý vòng đời thẻ: Khi tài xế nghỉ việc, mất thẻ hoặc đổi xe, tài xế cần hủy hoặc cấp thẻ mới để tránh nhầm lẫn.

4. Thời gian và chi phí làm thẻ tài xế

Thông thường, thời gian nhận thẻ dao động từ 3–4 ngày giao hàng, tùy khu vực và đơn vị cung cấp. Trong trường hợp tài xế đã có sẵn thẻ và cần nhập dữ liệu, quá trình này chỉ mất khoảng 5 phút.

Chi phí làm thẻ hiện nay khá hợp lý, khoảng 50.000 – 100.000 đồng/thẻ. Khi lựa chọn nơi cấp thẻ, doanh nghiệp nên ưu tiên cùng thương hiệu với thiết bị GSHT trên xe để đảm bảo hệ thống đồng bộ, dễ dàng quản trị và hỗ trợ về sau.

5. Giải đáp thắc mắc thường gặp

1) Nếu mất thẻ phải làm gì?
→ Tài xế cần báo ngay cho đơn vị cung cấp để hủy thông tin trên thẻ cũ và mua lại thẻ mới.

2) Ghi thông tin tài xế vào thẻ bằng cách nào?
→ Hầu hết các thẻ tài xế hiện nay cho phép tự ghi thông tin thông qua thiết bị giám sát hành trình (hộp đen) hoặc ứng dụng trên điện thoại. Nếu gặp khó khăn, doanh nghiệp có thể nhờ nhà cung cấp hỗ trợ trực tiếp.

3) Cách sử dụng thẻ tài xế ra sao?
→ Mỗi thương hiệu thiết bị GSHT có quy ước âm báo riêng khi tài xế đăng nhập/đăng xuất. Ví dụ khi đặt thẻ lên khu vực quẹt thẻ:

• Vietmap: đăng nhập 2 tiếng bíp, đăng xuất 3 tiếng bíp.

• Bình Minh GPS: đăng nhập 3 tiếng bíp, đăng xuất 1 tiếng bíp.

• Adsun: đăng nhập 3 tiếng bíp, đăng xuất 1 tiếng bíp.

4) Nên mua thẻ tài xế ở đâu?
→ Để tích hợp thông tin nhanh chóng, doanh nghiệp nên mua thẻ trực tiếp từ nhà cung cấp thiết bị GSHT đang sử dụng. Ví dụ, khách hàng dùng hệ thống GSHT hoặc camera Nghị định 10 của Bình Minh có thể liên hệ công ty để được hỗ trợ cấp thẻ và ghi thông tin đồng bộ.

6. Kết luận

Việc chuẩn bị hồ sơ làm thẻ tài xế và các giấy tờ cần để làm thẻ tài xế tuy đơn giản nhưng lại giữ vai trò quan trọng trong quản lý vận tải. Một chiếc thẻ nhỏ giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch hơn, tài xế yên tâm hơn, và đặc biệt là đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hệ thống GSHT hoặc camera Nghị định 10 của Bình Minh, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ cấp thẻ, hướng dẫn ghi thẻ tài xế nhanh chóng, chính xác và đồng bộ nhé.